e-Dispostock : plateforme de suivi des produits de santé
Le suivi de l’état des stocks de médicaments dans les PUI est déployé depuis novembre 2020 sur e-Dispostock développée par la DGOS en lien avec l’Agence technique de l’information sur l’hospitalisation (ATIH).
Retrouvez ci-après les informations concernant e-Dispostock :
- Contexte
- Modalités de suivi
- Modalités de connexion :
- Lien vers la plateforme e-Dispostock
- Accès à la plateforme
- Problèmes de connexion
- Cas particuliers
- Mode d’emploi :
- Renseignement des données administratives de la PUI
- Transmission du fichier médicaments
- Transmission du fichier vaccins antigrippaux
- Liens utiles
Contexte
Dans le contexte de la crise sanitaire, une tension d’approvisionnement existe pour certains médicaments (médicaments de réanimation), vaccins et dispositifs médicaux. Aussi, pour anticiper et répondre aux potentielles difficultés d’approvisionnement de ces produits de santé, une plateforme de suivi de l’état des stocks des produits de santé (maPUI) avait été déployée depuis avril 2020.
Celle-ci a été remplacée par la plateforme e-Dispostock, développée par la DGOS, en novembre 2020. Elle permet la remontée des stocks de médicaments, vaccins et dispositifs médicaux par les établissements de santé et de disposer d’une solution pérenne du suivi de ces stocks, à la fois régionale, par les ARS/Omédits, et nationale.
Modalités de suivi
>> Médicaments
Les établissements doivent renseigner a minima le stock des médicaments suivants identifiés comme priorité nationale à un rythme hebdomadaire (préférentiellement le jeudi) :
- Curares : Atracurium, Cisatracurium, Rocuronium ;
- Hypnotiques : Midazolam, Propofol ;
- Immunossuppresseur : Tocilizumab ;
- Anticorps monoclonaux : Bamlanivimab ; Casirivimab/Imdevimab ; Etesivimab.
Il est demandé également d’indiquer la consommation moyenne journalière de ces médicaments, afin de faciliter d’éventuels dépannages infrarégionaux.
La mise à jour des stocks via cet outil est de la responsabilité du directeur de l’établissement et du pharmacien responsable de la PUI.
En cas de mobilisation du stock Etat, seules les PUI renseignant e-dispostock pourront être livrées.
>> Vaccins
Les établissements doivent renseigner les stocks de vaccins contre la COVID-19 à un rythme journalier.
>> Dispositifs médicaux
Les déclarations de stock DM sont à réaliser de manière hebdomadaire, préférentiellement le jeudi.
*Les stocks d’équipements de protection individuelle (EPI) sont suivis sur la plateforme EPI-stock : cliquez ici
>> Accès à la plateforme
Chaque établissement doit disposer :
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- d’un Administrateur Principal d’Etablissement (APE) = détenteur d’un compte Pasrel via la plateforme Plage et disposant des droits pour habiliter un gestionnaire de fichiers
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- d’un Gestionnaire de Fichiers (GF) = utilisateur ayant un identifiant ATIH et étant habilité par l’APE pour saisir et transmettre les stocks de médicaments de leur établissement sur la plateforme e-Dispostock
>> Problèmes de connexion (cf. logigramme suivant : cliquez ici)
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- Si vous disposez déjà d’un identifiant ATIH et n’êtes pas habilité « GF » : contactez l’APE pour qu’il vous habilite « GF » (si vous ne connaissez pas l’APE : contactez-nous pour obtenir ses coordonnées)
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- Si vous ne disposez pas d’un identifiant ATIH : contactez l’APE et demandez la création d’un compte ATIH avec demande d’habilitation « GF » (si vous ne connaissez pas l’APE : contactez-nous pour obtenir ses coordonnées)
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- Si vous avez oublié votre mot de passe : cliquez ici
>> Cas particuliers
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- Pour les GCS : La remontée globalisée des stocks des PUI peut se faire sous un unique couple PUI (sélection du n° FINESS géographique, choix fonction de l’adresse en cas de livraison) + ETS (n°IPE ) => information à donner à l’OMEDIT contactez-nous
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- Pour les ETS avec une même PUI enregistrée sous différents n° FINESS géographique : Veillez à supprimer la PUI excédentaire et identifier un unique couple PUI (n° FINESS géographique) + ETS (n°IPE )
Pour chaque PUI, les informations administratives suivantes sont à renseigner sur e-Dispostock :
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- Adresse de livraison de la PUI ;
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- Mentionner toute précision utile pour optimiser la livraison (bâtiment, étage) ;
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- Numéro de téléphone de la PUI ;
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- E-mail de la PUI : privilégier les adresses génériques de la pharmacie ;
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- CIP : code identifiant permanent (correspondant au code client de la PUI chez le grossiste-répartiteur) ;
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- GHT : si concerné (non bloquant).
>> Transmission du fichier médicaments
Modalités de transmission
Via un fichier Excel dans l’onglet « Transmission »
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- Export automatique à partir de votre logiciel de gestion de stock (requête)
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- Possibilité de mettre à jour les stocks directement dans l’onglet « Etat du stock » en cliquant sur la ligne à modifier
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- Transmission de l’ensemble des UCD de la PUI (seuls les UCD suivis seront pris en compte) ou des UCD de référence (fichier Excel pré-rempli avec la liste médicaments prioritaires)
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Problèmes de transmission
Les lignes identifiées en rouge devront être vérifiées car supprimées lors du téléchargement
Visualisation des transmissions des stocks et consommations de médicaments
Dans l’onglet « Etat du stock »
>> Transmission du fichier vaccins antigrippaux (valable pendant la campagne de vaccination)
Modalités de transmission
Saisie manuelle des quantités achetées et en stock dans l’onglet « Vaccins » :
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- Nombre cumulé de doses achetées = total des doses achetées et livrées
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- Stock = nombre de doses en stock au sein de la PUI
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- Calcul automatique du nombre de doses de vaccins délivrées
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Suite à la distribution des doses de vaccins antigrippaux issues du stock d’Etat, création d’un module « Demande vaccins grippe » pour recenser les besoins complémentaires en vaccins antigrippaux
A partir du 16 décembre, le module « Demande vaccins grippe » est ajouté sur la plateforme e-Dispostock
Les données suivantes sont à saisir :
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- Données relatives au site de livraison (adresse, tel, mail, GHT si concerné, CIP)
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- Besoins identifiés par vaccins
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Liens utiles
- Documentation ATIH : cliquez ici
- Manuel utilisateur établissement : cliquez ici
- Forum (ou FAQ) Agora : cliquez ici
- Liste des UCD à suivre : sur la plateforme e-Dispostock, dans le menu cliquez sur « Autres médicaments » puis « Liste UCD référence »
Retrouvez notre actualité sur le calendrier de mobilisation des doses de vaccins antigrippaux issues du stock d’Etat et notre dossier COVID-19 :